De e-facturatieplicht breidt uit: vanaf 1 januari 2026 moet elke onderneming – groot en klein, dus ook eenmanszaken – elektronisch factureren voor zakelijke transacties in België. Wat houdt deze nieuwe verplichting precies in, wie moet er rekening mee houden, en wat zijn de voor- en nadelen?
Wat is e-facturatie?
E-facturatie of elektronische facturatie betekent dat je facturen niet langer als papieren document of pdf via e-mail verstuurt, maar op een gestructureerde, digitale manier. Die digitale facturen worden in een standaardformaat (zoals UBL of Peppol) opgesteld, zodat computers ze automatisch kunnen verwerken zonder manuele tussenkomst.
Wie moet e-factureren?
Sinds 1 maart 2024 zijn leveranciers aan de overheid reeds verplicht tot e-factureren voor opdrachten boven 3.000 euro excl. btw (KB 9 maart 2022). Die verplichting gold tot nu toe enkel bij facturatie aan de overheid.
NIEUW: vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor álle Belgische ondernemingen, ongeacht hun grootte of sector, bij B2B-transacties. Dit betekent:
- Elke onderneming moet voortaan elektronische facturen versturen naar andere ondernemingen (B2B).
- Dit geldt zowel voor bv’s, nv’s, vzw’s, zelfstandigen en eenmanszaken.
- De verplichting geldt niet bij facturatie naar consumenten (B2C).
Waarom deze uitbreiding?
De federale overheid wil boekhoudkundige processen verder digitaliseren en de administratieve rompslomp verminderen. Dat is niet alleen goed voor de controle op btw-fraude, maar biedt ook voordelen voor ondernemers.
Voordelen van e-facturatie
- Snellere, foutloze verwerking: Digitale facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt.
- Snellere betaling: Minder vertragingen bij adresseren en verwerking.
- Efficiëntie: Minder papierwerk, minder archief en lagere kosten op termijn.
- Betere controlemogelijkheden: De overheid kan correctheid en btw beter opvolgen.
Nadelen of aandachtspunten
- Opstartkost: Voor kleine(re) ondernemingen of eenmanszaken is eenmalig opzetten vereist: eventueel nieuw boekhoudpakket, registreren in een netwerksysteem als Peppol, enzovoort.
- Technische drempel: Vraagt om enige digitale kennis, maar veel pakketten zijn gebruiksklaar.
Wat moet je concreet doen?
- Informeer tijdig bij je boekhouder of softwareleverancier over de overstap naar e-facturatie.
- Controleer of jouw pakket compatibel is met de wetgeving en het Peppol-netwerk.
- Bereid je administratie voor: vanaf 1 januari 2026 moet elke B2B-factuur elektronisch verzonden worden – niet langer via e-mail als los pdf, maar gestructureerd digitaal.
Samengevat:
E-facturatie wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor elke onderneming bij B2B-transacties in België, ook eenmanszaken en kleine ondernemingen. Start tijdig met de voorbereidingen: digitaal doorgeven wordt de nieuwe standaard.
Indien je vragen of opmerkingen hebt mag je ons altijd contacteren via deze pagina: Contact