Veel ondernemers denken dat algemene voorwaarden automatisch gelden, maar in de praktijk is dat niet altijd het geval. Of je nu een eenmanszaak hebt of een kleine KMO: zowel bij zakelijke klanten (B2B) als consumenten (B2C) moet je enkele basisregels volgen. Ontdek hieronder aan de hand van recente rechtspraak en wetgeving hoe jouw algemene voorwaarden wél tegenstelbaar worden en je ze dus effectief kan inroepen wanneer dit nodig is.
Algemene voorwaarden zijn voor veel kleine bedrijven en eenmanszaken een onmisbaar instrument: ze regelen betaling, aansprakelijkheid, levering, geschillen… Toch zijn ze pas juridisch afdwingbaar als ze “tegenstelbaar” zijn aan je klant. Wat betekent dat en hoe pak je het aan?
1. Kennisname en aanvaarding
Volgens het Burgerlijk Wetboek (art. 5.23) geldt dat je algemene voorwaarden pas deel uitmaken van de overeenkomst als je klant er effectief kennis van heeft kunnen nemen én deze heeft aanvaard. Anders gezegd: je moet kunnen bewijzen dat je klant er kennis van kon nemen vóór het contract werd getekend.
Voor ondernemingen is het het beste dat je je algemene voorwaarden minstens één keer overmaakt, best samen met offerte of bestelbon waarin naar deze algemene voorwaarden wordt verwezen.
Een verwijzing naar de algemene voorwaarden zonder dat deze overgemaakt zijn is meestal niet voldoende. Je kan wel op een digitale offerte met een rechtstreekse link naar algemene voorwaarden verwijzen, maar dit levert achteraf bewijsproblemen op. Want bewijs maar eens dat er algemene voorwaarden stonden op die link op het ogenblik dat je de offerte overmaakte. En als je dat al kan, wat stond er dan in deze voorwaarden of welke versie van de voorwaarden was het?
Om zeker te zijn maak je dus best de voorwaarden over samen met een offerte of bestelbon in een apart pdf-bestand en verwijs je in de offerte of bestelbon naar deze algemene voorwaarden. In dat geval kan de andere partij niet ontkennen dat ze effectief kennis heeft kunnen nemen van jouw algemene voorwaarden. Is de andere partij een onderneming en betwist deze jouw algemene voorwaarden niet, dan heeft deze onderneming ze ook impliciet aanvaard.
2. Extra bescherming voor consumenten
Ook een consument moet voorafgaand aan de overeenkomst de “redelijke mogelijkheid” gehad hebben om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, en de algemene voorwaarden moeten bovendien duidelijk en begrijpelijk zijn. Ook moet de consument de algemene voorwaarden aanvaarden. En een impliciete aanvaarding door een consument kan, maar enkel door een gedrag waaruit dit kan afgeleid worden. Het niet betwisten van de voorwaarden is meestal niet voldoende. Wil je zeker zijn, laat dan de algemene voorwaarden samen met de offerte of overeenkomst mee ondertekenen door de consument.
Staan er bijzondere, ongebruikelijke of “zware” clausules in (bv. een hoge schadevergoeding bij verbreking, of een opzegbeding)? Dan moet je daar de consument uitdrukkelijk op wijzen – bij voorkeur vlak bij de handtekening op de offerte of overeenkomst. Anders kan de rechter ze niet tegenstelbaar verklaren.
3. Onrechtmatige en onevenwichtige bedingen
Opgepast! Als de algemene voorwaarden tegenstelbaar zijn wil dit nog niet zeggen dat een rechter automatisch alle bedingen moet toepassen. In de wetgeving zijn er zowel t.a.v. ondernemingen als t.a.v. consumenten onrechtmatige bedingen, en mag een beding geen kennelijk onevenwicht tussen de rechten en plichten van partijen veroorzaken. In dat geval kan de rechter alsnog een beding niet toepassen.
4. Praktische tips
- Lever je algemene voorwaarden bij elke offerte, contract en factuur in een apart pfd-bestand mee en verwijs in de offerte, het contract en de factuur naar de algemene voorwaarden: m.a.w. maak ze over en verwijs er naar.
- Laat de klant tekenen of digitaal “akkoord gaan”, zeker voor een consument is dit belangrijk.
- Wees extra duidelijk en transparant over sterke, zwaarwichtige of afwijkende clausules – zet ze in het oog of bij de handtekening op de offerte, factuur of in de overeenkomst.
- Werk telkens met de laatste versie van je voorwaarden.
Indien je vragen hebt of opmerkingen mag je ons altijd contacteren via deze pagina: Contact.